Auf den ersten Blick gehört der Sachverhalt zu jenen Fällen, die in einer Einkommensteuererklärung kaum besondere Aufmerksamkeit auslösen dürften. Ein Arbeitnehmer unternimmt mehrere beruflich veranlasste Dienstreisen, nutzt dafür seinen privaten Pkw und macht die auf diese Fahrten entfallenden tatsächlichen Fahrzeugkosten als Werbungskosten geltend. Die berufliche Veranlassung der Reisen steht außer Frage, die gefahrenen Kilometer sind bekannt und die Kosten des Fahrzeugs lassen sich rechnerisch ermitteln. Vieles spricht zunächst dafür, dass der Fall über die üblichen Regeln des Reisekostenrechts abgewickelt werden kann.
Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom 21. Januar 2026, VI R 30/24 jedoch deutlich gemacht, dass diese Sicht zu kurz greifen kann. Im entschiedenen Fall scheiterte der Werbungskostenabzug nicht an der beruflichen Veranlassung der Reisen und auch nicht daran, dass der Steuerpflichtige seine tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt hatte. Entscheidend war vielmehr, dass ihm für die Dienstreisen ein Firmenwagen zur Verfügung stand, dessen Nutzung für ihn keine entsprechenden eigenen Fahrtkosten ausgelöst hätte. Der private Pkw kam deshalb nur zum Einsatz, weil der Firmenwagen während dieser Zeit von der Ehefrau genutzt werden sollte.
Damit rückte eine Frage in den Mittelpunkt, die in der täglichen Reisekostenprüfung leicht übersehen wird: Nicht allein der berufliche Anlass einer Ausgabe ist relevant. In bestimmten Konstellationen kann auch entscheidend sein, weshalb der Steuerpflichtige die konkrete Ausgabe überhaupt entstehen ließ.
Gerade für Steuerberater ist das Urteil deshalb weit interessanter als die zugespitzte Erzählung vom Arbeitnehmer, der mit einem Sportwagen auf Dienstreise fährt. Der Fall betrifft keine exotische Steuergestaltung, sondern eine typische Schnittstelle zwischen Reisekosten, Firmenwagenbesteuerung und privater Lebensführung. Genau solche Fälle sind gefährlich, weil jede Einzelinformation für sich unauffällig wirkt und sich das steuerliche Problem erst aus ihrer Verbindung ergibt.
Der Sachverhalt wirkt zunächst vollkommen gewöhnlich
Der Arbeitnehmer verfügte über einen vom Arbeitgeber überlassenen Firmenwagen, einen Van, den er nicht nur dienstlich, sondern auch privat nutzen durfte. Nach den betrieblichen Regelungen sollten Dienstreisen grundsätzlich mit diesem Fahrzeug oder mit einem anderen Fahrzeug aus dem Fuhrpark des Arbeitgebers durchgeführt werden. Wurde der Firmenwagen für dienstliche Fahrten eingesetzt, übernahm der Arbeitgeber die hierfür anfallenden Kraftstoffkosten.
Daneben besaß der Arbeitnehmer einen privaten Pkw. Seine Ehefrau durfte den Firmenwagen ebenfalls nutzen, soweit dienstliche Belange nicht entgegenstanden. Für drei berufliche Reisen über insgesamt 1.648 Kilometer entschied sich der Arbeitnehmer allerdings gegen den Firmenwagen und für sein Privatfahrzeug. Während seiner Abwesenheit nutzte die Ehefrau den überlassenen Firmenwagen.
In der Einkommensteuererklärung machte der Arbeitnehmer für die Fahrten nicht lediglich einen pauschalen Kilometersatz geltend, sondern die tatsächlichen Fahrzeugkosten. Er hatte einen individuellen Kilometersatz von 2,28 Euro ermittelt und daraus Werbungskosten von insgesamt 3.758 Euro abgeleitet.
Allein die Höhe dieses Kilometersatzes ist steuerlich noch kein Ausschlusskriterium. Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten erlaubt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG grundsätzlich den Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen für die Benutzung eines Fahrzeugs. Wie anspruchsvoll die Ermittlung solcher tatsächlichen Fahrzeugkosten werden kann, zeigt beispielsweise auch das BFH-Urteil vom 21. November 2024, VI R 9/22, in dem es unter anderem um die periodengerechte Berücksichtigung einer Leasingsonderzahlung bei der Berechnung individueller Fahrzeugkosten ging.
Der entscheidende Streitpunkt lag im vorliegenden Fall daher nicht in der Kostenrechnung. Ebenso wenig war zweifelhaft, dass die drei Fahrten beruflich veranlasst waren. Das Niedersächsische Finanzgericht hatte den Werbungskostenabzug zunächst zugelassen. Erst der Bundesfinanzhof stellte auf eine andere Ebene des Sachverhalts ab und versagte die geltend gemachten Fahrtkosten vollständig.
Der entscheidende Zugriff erfolgte über die unangemessenen Aufwendungen
Die für das Urteil maßgebliche Vorschrift dürfte bei einer routinemäßigen Reisekostenprüfung nicht an erster Stelle stehen. Über § 9 Abs. 5 EStG werden bestimmte Abzugsbeschränkungen, die eigentlich für Betriebsausgaben gelten, auch auf Werbungskosten übertragen. Dazu gehört § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG. Danach dürfen Aufwendungen den steuerlichen Gewinn beziehungsweise über die Verweisung auch die Einkünfte nicht mindern, soweit sie die Lebensführung des Steuerpflichtigen oder anderer Personen berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.
Bei unangemessenen Aufwendungen denkt man zunächst häufig an besonders luxuriöse Fahrzeuge, aufwendige Repräsentationskosten oder andere Ausgaben, bei denen die Nähe zur privaten Lebensführung bereits durch Art und Höhe der Aufwendungen ins Auge fällt. Der BFH hat den vorliegenden Sachverhalt jedoch nicht lediglich danach beurteilt, ob ein Kilometerpreis von 2,28 Euro für einen privaten Pkw außergewöhnlich hoch war. Ausschlaggebend war vielmehr die Entstehung der Kosten selbst.
Für die Dienstreisen stand dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung, der gerade für solche Fahrten eingesetzt werden sollte. Die dabei anfallenden Betriebskosten hätte der Arbeitgeber getragen. Einen beruflichen Grund dafür, stattdessen den privaten Pkw zu benutzen, konnte der Arbeitnehmer nach den Feststellungen des Gerichts nicht vorweisen. Die zusätzlichen Kosten entstanden vielmehr deshalb, weil die Ehefrau während seiner Dienstreisen über den Firmenwagen verfügen sollte.
Der BFH spricht in diesem Zusammenhang von einer „Über-Kreuz-Nutzung“. Diese private Organisation der Fahrzeugnutzung führte im Ergebnis dazu, dass der Steuerpflichtige für eine berufliche Reise Aufwendungen produzierte, die bei Nutzung der betrieblich vorgesehenen Alternative gar nicht entstanden wären. Aus Sicht des Senats war deshalb nicht nur die Höhe einzelner Kostenbestandteile problematisch; die gesamten auf die Privatwagennutzung entfallenden Aufwendungen wurden als unangemessen beurteilt.
Genau an dieser Stelle wird die Entscheidung für die Beratungspraxis bedeutsam. Die Reise selbst kann uneingeschränkt beruflich veranlasst sein, während die Kosten ihrer konkreten Durchführung dennoch steuerlich nicht anerkannt werden. Die berufliche Veranlassung der Tätigkeit und die steuerliche Abziehbarkeit jeder hierfür verursachten Ausgabe sind damit nicht zwangsläufig deckungsgleich.
Für Steuerberater verändert sich die Sachverhaltsprüfung
Aus einer gewöhnlichen Reisekostenaufstellung hätte sich das Problem kaum zwingend ergeben. Dort wären drei berufliche Reisen, 1.648 Kilometer und die mit dem Privatwagen zusammenhängenden Kosten dokumentiert gewesen. Wer ausschließlich diese Angaben prüft, wird zunächst wenig Anlass haben, nach einer vollständig anderen steuerlichen Würdigung zu suchen.
Die entscheidende Information steckt an anderer Stelle: Der Arbeitnehmer verfügte parallel über einen Firmenwagen, der für dienstliche Fahrten vorgesehen war und dessen Nutzung ihm keine vergleichbaren eigenen Kosten verursacht hätte. Hinzu kommt die private Nutzung dieses Firmenwagens durch die Ehefrau während der Dienstreisen. Erst aus der Zusammenführung dieser Informationen entsteht der steuerlich relevante Sachverhalt.
Das Urteil ist deshalb auch ein gutes Beispiel dafür, weshalb steuerliche Beratung nicht vollständig über einzelne Datensätze organisiert werden kann. Die Firmenwagenüberlassung kann lohnsteuerlich längst zutreffend behandelt worden sein, die Kosten des Privatwagens können rechnerisch korrekt ermittelt sein und auch die Dienstreise kann zweifelsfrei beruflich veranlasst sein. Trotzdem kann die Kombination dieser drei Sachverhalte zu einem vollständigen Abzugsverbot führen.
Für die Beratung dürfte daraus eine einfache, aber wichtige Prüffrage folgen. Sobald ein Mandant einen Firmenwagen zur Verfügung hat und gleichzeitig tatsächliche Kosten für berufliche Fahrten mit einem privaten Fahrzeug geltend macht, sollte geklärt werden, weshalb der Privatwagen eingesetzt wurde. Das gilt besonders dann, wenn der Arbeitgeber die Kosten des Firmenwagens übernimmt oder betriebliche Regelungen dessen Nutzung für Dienstreisen vorsehen.
Dabei genügt es nicht, lediglich festzustellen, dass der Privatwagen tatsächlich gefahren wurde. Relevant wird vielmehr, ob ein objektiver dienstlicher Grund für die abweichende Fahrzeugwahl bestand. Denkbar sind etwa technische Defekte, Werkstattaufenthalte, eine konkrete betriebliche Anweisung oder besondere Anforderungen an die Fahrt, die mit dem Firmenwagen nicht erfüllt werden konnten. Je nachvollziehbarer die berufliche Ursache dokumentiert ist, desto stärker unterscheidet sich der Fall von der vom BFH entschiedenen Über-Kreuz-Nutzung.
Gerade diese Dokumentation dürfte in der Praxis an Bedeutung gewinnen. Eine kurze Notiz in der Reisekostenabrechnung, warum ausnahmsweise der Privatwagen eingesetzt wurde, kann Jahre später erheblich wertvoller sein als der Versuch, im Rahmen einer Außenprüfung oder eines Einspruchsverfahrens die damaligen Umstände zu rekonstruieren.
Das Urteil darf allerdings nicht zur allgemeinen Wirtschaftlichkeitskontrolle werden
So nachvollziehbar das Ergebnis des BFH im konkreten Fall erscheint, so sorgfältig sollte man mit seiner Übertragung auf andere Sachverhalte umgehen. Das Steuerrecht verpflichtet einen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht dazu, seine beruflichen Aufwendungen stets nach der billigsten denkbaren Variante auszurichten. Ein beruflich Reisender muss nicht automatisch das preiswerteste Hotel buchen, den günstigsten Flug nehmen oder stets das Fahrzeug mit den niedrigsten Kilometerkosten benutzen.
Eine solche Betrachtung würde dem Finanzamt eine Rolle zuweisen, die ihm nicht zusteht. Steuerliche Abziehbarkeit kann nicht generell davon abhängig gemacht werden, ob ein Sachbearbeiter oder ein Gericht die wirtschaftliche Entscheidung des Steuerpflichtigen im Nachhinein für vernünftig hält.
Deshalb ist der konkrete private Zusammenhang im entschiedenen Fall von erheblicher Bedeutung. Der Arbeitnehmer hatte nicht lediglich ein teureres Fahrzeug gewählt, weil er dieses für komfortabler hielt oder aus individuellen Gründen bevorzugte. Die Kosten des Privatwagens entstanden nach den Feststellungen deshalb, weil die grundsätzlich vorgesehene und für ihn kostengünstigere dienstliche Alternative der Ehefrau für deren private Nutzung überlassen wurde. Die private Lebensführung war damit nicht nur irgendein Begleitumstand, sondern der Grund dafür, dass der steuerlich geltend gemachte Mehraufwand überhaupt entstand.
Diese Grenze muss in der Beratung sauber gezogen werden. Wer aus VI R 30/24 die pauschale Aussage ableitet, dass bei vorhandenem Firmenwagen sämtliche Dienstreisen mit dem Privatwagen steuerlich nicht mehr abzugsfähig seien, würde das Urteil überdehnen. Auch der BFH formuliert nicht in dieser Absolutheit, sondern stellt auf die konkrete Verfügbarkeit des Firmenwagens, die Kostenfreiheit seiner Nutzung und die fehlende berufliche Rechtfertigung für den zusätzlichen Aufwand ab.
Gerade die Grenzfälle werden deshalb künftig interessant. Steht der Firmenwagen wegen eines Werkstattaufenthalts nicht zur Verfügung, liegt die Situation anders. Wird der Privatwagen aus betrieblichen Gründen verlangt, verändert sich die Veranlassung ebenfalls. Schwieriger wird es bereits, wenn ein Arbeitnehmer auf einer sehr langen Strecke aus objektiv nachvollziehbaren Gründen ein anderes Fahrzeug nutzt oder wenn besondere Transportanforderungen bestehen.
Noch diffiziler sind private Notlagen. Muss beispielsweise der Ehepartner den Firmenwagen kurzfristig nutzen, um ein Kind zu einer medizinischen Behandlung zu bringen, ist die Entscheidung menschlich ohne Weiteres nachvollziehbar. Steuerlich bleibt die Ursache für die abweichende Fahrzeugnutzung dennoch zunächst im privaten Bereich. Gerade solche Konstellationen zeigen, dass die Angemessenheitsprüfung nicht schematisch erfolgen darf.
Die Höhe der tatsächlichen Fahrzeugkosten erhöht das Prüfungsrisiko
Der Fall besitzt noch eine weitere praktische Dimension. Der Arbeitnehmer hatte einen individuellen Kilometersatz von 2,28 Euro angesetzt, also deutlich mehr als die pauschalen Beträge, die in Reisekostenabrechnungen üblicherweise vorkommen. Solche hohen tatsächlichen Fahrzeugkosten sind nicht per se unzulässig, sie dürften aber naturgemäß eher die Aufmerksamkeit der Finanzverwaltung auf sich ziehen.
Wer tatsächliche Fahrzeugkosten geltend macht, muss die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und den beruflich veranlassten Anteil nachvollziehbar dokumentieren. Bei hochwertigen Fahrzeugen können Abschreibung, Finanzierung, Versicherung, Wartung und weitere Kosten zu erheblichen Kilometersätzen führen. Dass der Aufwand hoch ist, beseitigt seinen beruflichen Charakter nicht automatisch.
Der vorliegende Fall zeigt allerdings, dass eine rechnerisch perfekte Ermittlung der tatsächlichen Kosten wenig hilft, wenn bereits die Ursache der Kostenentstehung steuerlich problematisch ist. Für die Beratung ist das deshalb ein wichtiger Hinweis auf die Reihenfolge der Prüfung. Zunächst sollte geklärt werden, ob die konkrete Aufwendung dem Grunde nach steuerlich anerkannt werden kann. Erst danach lohnt sich die detaillierte Diskussion darüber, wie hoch der abzugsfähige Betrag ist.
Das klingt selbstverständlich, wird in standardisierten Abläufen aber leicht umgekehrt. Sobald Belege, Kilometerstände und Kostenaufstellungen vollständig vorliegen, konzentriert sich die Arbeit schnell auf die rechnerische Richtigkeit. VI R 30/24 erinnert daran, dass die steuerliche Ursache einer Ausgabe manchmal wesentlich wichtiger ist als ihre mathematisch einwandfreie Dokumentation.
Die Entscheidung reicht weiter als der konkrete Firmenwagenfall
Der eigentliche Erkenntniswert des Urteils liegt daher nicht im Sportwagen und auch nicht in der speziellen familiären Fahrzeugaufteilung. Interessant ist die zugrunde liegende Abgrenzung zwischen einem objektiv beruflichen Vorgang und vermeidbaren Mehrkosten, deren Ursache in der privaten Lebensführung liegt.
Daraus sollte keinesfalls eine allgemeine Pflicht zur Kostenminimierung abgeleitet werden. Wohl aber dürfte künftig genauer hinzusehen sein, wenn ein Steuerpflichtiger für eine berufliche Tätigkeit zusätzliche Aufwendungen geltend macht, obwohl ihm eine ohne Weiteres verfügbare und für ihn praktisch kostenfreie Alternative offenstand und gerade private Gründe dazu geführt haben, diese Alternative nicht zu nutzen.
Für Steuerberater liegt darin ein typisches Haftungs- und Dokumentationsthema. Wer nur die berufliche Reise und die Fahrzeugkosten prüft, kann einen entscheidenden Teil des Sachverhalts übersehen. Bei Mandanten mit Firmenwagen sollte deshalb erfasst werden, ob parallel privat veranlasste Pkw-Kosten für Dienstreisen geltend gemacht werden und wie deren Entstehung zu erklären ist.
Auch Arbeitgeber sollten die Entscheidung nicht ignorieren. Gibt es betriebliche Gründe, aus denen ein Mitarbeiter auf einer bestimmten Dienstreise seinen Privatwagen einsetzen soll, empfiehlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation. Eine bloße informelle Zustimmung dürfte im Streitfall weniger aussagekräftig sein als eine konkrete betriebliche Begründung.
Der Unterschied kann steuerlich erheblich sein. Zwei Arbeitnehmer können dieselbe Strecke zum selben Kunden mit ihrem privaten Pkw zurücklegen und identische Aufwendungen haben. Beim einen können die Kosten beruflich veranlasst und abzugsfähig sein, während sie beim anderen aufgrund der besonderen Umstände der Fahrzeugwahl vollständig ausscheiden. Entscheidend ist nicht das Auto, sondern die wirtschaftliche und persönliche Ursache der Nutzung.
Ein unscheinbarer Fall mit hoher Praxisrelevanz
Das BFH-Urteil VI R 30/24 gehört damit zu den Entscheidungen, die auf den ersten Blick enger erscheinen, als sie für die Beratung tatsächlich sind. Es schafft keine neue allgemeine Regel gegen Privatfahrzeuge und auch kein steuerliches Gebot, bei jeder Dienstreise stets die kostengünstigste Variante zu wählen. Es zeigt vielmehr, wie stark eine private Ursache die steuerliche Beurteilung einer objektiv beruflichen Ausgabe verändern kann.
Für die Praxis dürfte deshalb künftig insbesondere eine Konstellation Aufmerksamkeit verdienen: Ein Firmenwagen steht zur Verfügung, der Arbeitgeber trägt dessen Kosten, gleichzeitig werden für berufliche Fahrten tatsächliche Kosten eines privaten Fahrzeugs geltend gemacht. In einem solchen Fall sollte die Erklärung nicht bei der Feststellung enden, dass die Reise dienstlich war. Der Grund für die Wahl des Privatwagens gehört ebenso zum steuerlich relevanten Sachverhalt.
Das ist keine spektakuläre neue Steuergestaltung und gerade deshalb bemerkenswert. Der Fehler entsteht nicht durch komplizierte Verträge, Auslandsgesellschaften oder schwer durchschaubare Sondervorschriften, sondern durch eine alltägliche private Entscheidung, die sich erst im Zusammenspiel mit dem Reisekostenrecht steuerlich auswirkt.
Wer in der Beratung künftig einen solchen Fall auf dem Tisch hat, sollte deshalb weniger darüber nachdenken, ob 0,30 Euro, 0,70 Euro oder 2,28 Euro je Kilometer anzusetzen sind, bevor die vorgelagerte Frage geklärt ist. Entscheidend ist zunächst, warum der Mandant für eine berufliche Reise überhaupt Kosten mit seinem Privatfahrzeug verursacht hat, obwohl ein Firmenwagen zur Verfügung stand.
Genau dort liegt nach der Entscheidung des Bundesfinanzhofs die steuerliche Falle.
