Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer von anderen Unternehmern für betriebliche Eingangsleistungen in Rechnung gestellt bekommt. Sie kann unter bestimmten Voraussetzungen von der eigenen Umsatzsteuerschuld abgezogen werden.
Was bedeutet Vorsteuer?
Vorsteuer entsteht aus Sicht eines Unternehmers immer dann, wenn er für sein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft und ihm dafür Umsatzsteuer berechnet wird. Kauft ein Unternehmen beispielsweise Büromaterial, eine Maschine, Software, Beratungsleistungen oder Waren zum Weiterverkauf ein, enthält die Eingangsrechnung häufig Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer heißt beim einkaufenden Unternehmer Vorsteuer.
Der Begriff beschreibt also keine eigene Steuerart, sondern die andere Perspektive auf die Umsatzsteuer. Was der leistende Unternehmer als Umsatzsteuer ausweist, ist beim empfangenden Unternehmer die Vorsteuer. Der eine führt die Umsatzsteuer ab, der andere kann sie unter den Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes als Vorsteuer geltend machen.
Die Vorsteuer ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Umsatzsteuersystems. Sie sorgt dafür, dass Unternehmen in der Leistungskette grundsätzlich nicht endgültig mit Umsatzsteuer belastet werden. Wirtschaftlich belastet werden soll am Ende regelmäßig der private Endverbraucher. Unternehmen geben die Umsatzsteuer weiter und ziehen die ihnen selbst berechnete Vorsteuer ab.
Warum ist Vorsteuer wichtig?
Die Vorsteuer ist wichtig, weil sie direkt die Zahllast eines Unternehmens gegenüber dem Finanzamt beeinflusst. Ein Unternehmer muss die Umsatzsteuer aus seinen Ausgangsumsätzen anmelden. Davon darf er die abziehbare Vorsteuer aus seinen Eingangsleistungen abziehen. Nur die Differenz wird an das Finanzamt gezahlt oder, bei einem Vorsteuerüberhang, vom Finanzamt erstattet.
Gerade bei Investitionen kann die Vorsteuer eine erhebliche Liquiditätswirkung haben. Kauft ein Unternehmen eine Maschine für 119.000 Euro brutto, sind darin bei einem Steuersatz von 19 Prozent 19.000 Euro Umsatzsteuer enthalten. Wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann es diese 19.000 Euro als Vorsteuer geltend machen. Ohne Vorsteuerabzug wären die Anschaffungskosten wirtschaftlich deutlich höher.
Für Gründer ist die Vorsteuer besonders relevant, weil in der Anfangsphase häufig Investitionen anfallen, während noch wenig Umsatz erzielt wird. Dann kann ein Vorsteuerüberhang entstehen. Das Finanzamt erstattet unter den gesetzlichen Voraussetzungen mehr Vorsteuer, als Umsatzsteuer aus Ausgangsumsätzen anfällt. Das kann die Liquidität verbessern, setzt aber eine korrekte steuerliche Behandlung und ordnungsgemäße Eingangsrechnungen voraus.
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen kauft einen Laptop für betriebliche Zwecke. Der Nettopreis beträgt 1.000 Euro. Der Verkäufer berechnet 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Rechnung lautet:
Nettobetrag: 1.000 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent: 190 Euro
Bruttobetrag: 1.190 Euro
Aus Sicht des Verkäufers sind die 190 Euro Umsatzsteuer. Aus Sicht des kaufenden Unternehmens sind dieselben 190 Euro Vorsteuer. Wenn der Laptop für das Unternehmen verwendet wird und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind, kann das Unternehmen die 190 Euro als Vorsteuer abziehen.
Verkauft das Unternehmen im selben Voranmeldungszeitraum eigene Leistungen und weist darauf 500 Euro Umsatzsteuer aus, ergibt sich folgende einfache Rechnung:
Umsatzsteuer aus Ausgangsumsätzen: 500 Euro
abziehbare Vorsteuer aus Eingangsleistungen: 190 Euro
Zahllast an das Finanzamt: 310 Euro
Die Vorsteuer reduziert damit die Zahlung an das Finanzamt. Sie ist kein Aufwand im klassischen Sinn, soweit sie abziehbar ist. Nach § 9b EStG gehört abziehbare Vorsteuer grundsätzlich nicht zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts.
Typische Fehler
Ein häufiger Fehler besteht darin, jede gezahlte Umsatzsteuer automatisch als Vorsteuer zu behandeln. Das ist falsch. Vorsteuer ist nur abziehbar, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Der Leistungsbezug muss grundsätzlich für das Unternehmen erfolgen, die Leistung muss von einem anderen Unternehmer ausgeführt worden sein, und es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen.
Ein weiterer häufiger Fehler betrifft private oder gemischt genutzte Ausgaben. Wird ein Gegenstand teilweise privat und teilweise unternehmerisch verwendet, muss geprüft werden, ob und in welchem Umfang ein Vorsteuerabzug möglich ist. Besonders fehleranfällig sind Fahrzeuge, Arbeitszimmer, Bewirtungen, Telefonkosten, Reisekosten und gemischt genutzte elektronische Geräte.
Auch fehlerhafte Rechnungen führen in der Praxis regelmäßig zu Problemen. Fehlen Pflichtangaben, ist der Leistungsempfänger falsch bezeichnet oder ist die Leistungsbeschreibung zu ungenau, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. § 14 UStG definiert die Rechnung als Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, und regelt unter anderem Anforderungen an elektronische Rechnungen.
Besonders kritisch sind Rechnungen mit unberechtigtem oder unrichtigem Umsatzsteuerausweis. Wenn ein Unternehmer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist oder der Umsatz anders zu behandeln wäre, kann der Rechnungsempfänger nicht einfach ungeprüft Vorsteuer ziehen. In solchen Fällen drohen Korrekturen, Rückzahlungen und Streit mit dem Finanzamt.
Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen
Vorsteuer ist von Umsatzsteuer zu unterscheiden. Umsatzsteuer ist die Steuer, die ein Unternehmer seinen Kunden für eigene steuerpflichtige Leistungen berechnet. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die derselbe Unternehmer bei Eingangsleistungen selbst bezahlt. Es handelt sich wirtschaftlich um dasselbe Steuersystem, aber um unterschiedliche Blickrichtungen.
Der Vorsteuerabzug ist ebenfalls nicht dasselbe wie Vorsteuer. Vorsteuer bezeichnet den Steuerbetrag auf der Eingangsrechnung. Vorsteuerabzug bezeichnet das Recht, diesen Betrag von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Nicht jede ausgewiesene Vorsteuer ist automatisch abziehbar.
Von Betriebsausgaben ist Vorsteuer ebenfalls abzugrenzen. Eine Betriebsausgabe mindert den Gewinn. Abziehbare Vorsteuer mindert dagegen grundsätzlich nicht den Gewinn, sondern die Umsatzsteuerzahllast. Nur nicht abziehbare Vorsteuer kann wirtschaftlich zu Kosten werden.
Auch die Kleinunternehmerregelung ist abzugrenzen. Kleinunternehmer weisen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus und haben im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug. Für Gründer kann diese Abgrenzung wichtig sein: Wer hohe Anfangsinvestitionen plant, sollte prüfen, ob der Verzicht auf den Vorsteuerabzug wirtschaftlich nachteilig ist.
Rechtliche Grundlage / fachlicher Hinweis
Die zentrale Vorschrift für den Vorsteuerabzug ist § 15 UStG. Danach kann der Unternehmer unter anderem die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen abziehen, die von einem anderen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt worden sind. Voraussetzung ist regelmäßig eine ordnungsgemäße Rechnung.
Wichtig ist außerdem § 14 UStG, weil der Vorsteuerabzug in der Praxis eng mit der Rechnung verbunden ist. Die Rechnung muss den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentieren und die gesetzlich geforderten Angaben enthalten. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug regelmäßig nicht sicher.
Bei späteren Änderungen kann § 15a UStG relevant werden. Ändern sich bei bestimmten Wirtschaftsgütern innerhalb des Berichtigungszeitraums die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgeblichen Verhältnisse, kann eine Vorsteuerberichtigung erforderlich sein. Das betrifft etwa Immobilien, größere Investitionsgüter oder Nutzungsänderungen zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen.
Bedeutung für Unternehmen, Steuerberater oder Auszubildende
Für Unternehmen ist die Vorsteuer ein Liquiditäts- und Organisationsthema. Wer Eingangsrechnungen nicht sauber prüft, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs. Wer Vorsteuerbeträge nicht korrekt erfasst, zahlt möglicherweise zu viel Umsatzsteuer oder muss später Beträge an das Finanzamt zurückzahlen. Deshalb sind Rechnungseingang, Buchhaltung, Belegprüfung und Zahlungsprozesse eng miteinander verbunden.
Für Steuerberater ist die Vorsteuer eines der wichtigsten Prüfungsfelder in der laufenden Finanzbuchhaltung. Besonders relevant sind Rechnungspflichtangaben, gemischt genutzte Leistungen, steuerfreie Ausgangsumsätze, Auslandssachverhalte, Reverse-Charge-Fälle, Anzahlungen, Investitionen und Vorsteuerberichtigungen. Viele Umsatzsteuerfehler entstehen nicht durch falsche Rechenlogik, sondern durch falsch eingeordnete Eingangsleistungen.
Für Auszubildende ist Vorsteuer ein Grundbegriff des Rechnungswesens. Wer den Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer versteht, kann einfache Buchungssätze und Umsatzsteuer-Voranmeldungen besser nachvollziehen. Die Grundlogik lautet: Beim Einkauf fällt Vorsteuer an, beim Verkauf entsteht Umsatzsteuer. Die Differenz wird mit dem Finanzamt abgerechnet.
Häufige Fragen zu Vorsteuer
Ist Vorsteuer dasselbe wie Umsatzsteuer?
Es handelt sich um dieselbe Steuer aus unterschiedlicher Perspektive. Der Verkäufer weist Umsatzsteuer aus. Der Käufer betrachtet dieselbe Steuer auf seiner Eingangsrechnung als Vorsteuer, wenn er Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht.
Wann darf ein Unternehmer Vorsteuer abziehen?
Ein Vorsteuerabzug ist grundsätzlich möglich, wenn die Leistung von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt wurde, die Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Die Einzelheiten ergeben sich aus § 15 UStG.
Können Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Nein. Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, weisen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus und sind im Gegenzug nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das kann bei hohen Investitionen wirtschaftlich nachteilig sein.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Eine fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden. In vielen Fällen sollte eine Rechnungskorrektur beim Rechnungsaussteller angefordert werden, bevor Vorsteuer geltend gemacht wird oder spätestens wenn der Fehler erkannt wird.Ist Vorsteuer ein Aufwand?
Abziehbare Vorsteuer ist grundsätzlich kein Aufwand, sondern wird mit der Umsatzsteuer verrechnet. Nicht abziehbare Vorsteuer kann dagegen wirtschaftlich Kostencharakter haben und die Anschaffungs- oder Betriebsausgaben erhöhen.