Die fortschreitende Digitalisierung der Justiz weckt bei professionellen Prozessbeteiligten hohe Erwartungen an die Verfügbarkeit von Informationen. Doch ein aktueller Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30. März 2026 (V B 113/25) sorgt nun für Ernüchterung: Das höchste deutsche Finanzgericht hat entschieden, dass Beteiligte keinen Rechtsanspruch darauf haben, dass Papierakten der Finanzbehörden zum Zweck der Akteneinsicht digitalisiert werden. Diese Entscheidung schärft die Konturen des Akteneinsichtsrechts gemäß § 78 FGO und unterstreicht die verfahrensrechtliche Eigenverantwortung der Beteiligten.
Der rechtliche Rahmen: Zuständigkeit und Form der Akteneinsicht
Im Kern des Verfahrens stand die Beschwerde eines Rechtsanwalts, der vom Finanzgericht (FG) verlangte, die in Papierform geführten Behördenakten einzuscannen und ihm elektronisch zum Abruf bereitzustellen. Der BFH nutzte diesen Fall, um grundlegende prozessuale Fragen zu klären.
Instanzielle Zuständigkeit bei laufenden Verfahren
Zunächst räumte der BFH eine prozessuale Unsicherheit aus: Über einen Antrag auf Akteneinsicht hat das Finanzgericht auch dann noch zu entscheiden, wenn es in der Hauptsache bereits ein Urteil gefällt hat, solange das Verfahren noch nicht rechtskräftig abgeschlossen ist. Die Akteneinsicht dient der Gewährung des rechtlichen Gehörs und muss daher bis zum endgültigen Abschluss des Instanzenzuges gewährleistet bleiben.
Die Grenzen der digitalen Übermittlung
Die entscheidende Passage des Beschlusses befasst sich mit der Form der Einsichtnahme. Der BFH stellte fest, dass § 78 Abs. 3 Satz 1 FGO weiterhin die Akteneinsicht in den Diensträumen des Gerichts als Regelfall vorsieht, sofern die Akten noch in Papierform geführt werden. Zwar ermöglicht § 78 Abs. 3 Satz 2 FGO die Bereitstellung des Inhalts zum digitalen Abruf, dies liegt jedoch im Ermessen des Gerichts. Eine Pflicht der Finanzgerichte, bestehende Papierakten der Verwaltung erst durch Digitalisierung in eine elektronische Akte zu überführen, besteht laut BFH ausdrücklich nicht.
Praxisanalyse: Was die Entscheidung für die Verfahrensführung bedeutet
Diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für die tägliche Arbeit von Steuerberatern, Rechtsanwälten und Rechtsabteilungen in Unternehmen. Die Erwartung, Akteneinsicht bequem vom Schreibtisch aus nehmen zu können, kollidiert hier mit der prozessualen Realität.
1. Physische Präsenzpflicht bleibt der Goldstandard
Solange die Finanzverwaltung Akten in Papierform an das Gericht übersendet, bleibt die persönliche Einsichtnahme vor Ort die sicherste Methode. Kanzleien müssen für umfangreiche Verfahren weiterhin Reisezeiten und Personalressourcen für Vor-Ort-Termine einplanen. Ein Verweis auf die „Unzumutbarkeit“ der Anreise wird nach diesem Beschluss kaum noch Erfolg haben, um eine Digitalisierung durch das Gericht zu erzwingen.
2. Kostenrisiken bei Vollkopien
Der BFH hat klargestellt, dass kein allgemeiner Anspruch auf die kostenlose Zusendung von Kopien der gesamten Akte besteht. Werden Abschriften oder Ausdrucke durch die Geschäftsstelle angefordert, löst dies Gerichtskosten aus. In großvolumigen Verfahren mit tausenden Aktenseiten kann dies zu erheblichen Kostennachteilen führen. Die strategische Auswahl der tatsächlich relevanten Aktenteile wird somit zu einer wichtigen Aufgabe der Verfahrenssteuerung.
3. Substantiierungspflicht bei Sonderwünschen
Beteiligte, die dennoch eine digitale Bereitstellung oder die Zusendung von Kopien fordern, müssen nun detailliert und substantiiert darlegen, warum dies für eine „sachgerechte Prozessführung“ zwingend erforderlich ist. Allgemeine Floskeln zur Zeitersparnis oder Modernisierung der Justiz reichen nicht aus. Es muss nachgewiesen werden, warum eine Einsichtnahme in den Diensträumen des Gerichts objektiv unmöglich oder unzureichend ist.
4. Strategische Vorbereitung des Aktenstudiums
Da eine nachträgliche Digitalisierung durch das Gericht abgelehnt werden kann, gewinnt die Dauerakte und die eigene Dokumentation beim Mandanten an Bedeutung. Berater sollten bereits im Vorfeld des Klageverfahrens darauf hinwirken, dass alle relevanten Verwaltungsabläufe intern lückenlos digitalisiert vorliegen, um die Abhängigkeit von der gerichtlichen Akteneinsicht zu minimieren.
Eigeninitiative statt Justiz-Service
Der BFH-Beschluss V B 113/25 ist ein deutliches Signal, dass die Digitalisierung der Justiz kein einseitiger Serviceanspruch der Beteiligten ist. Während professionelle Einreicher (Steuerberater/Anwälte) bereits zur elektronischen Übermittlung verpflichtet sind, bleibt die Justiz bei der Bereitstellung von Informationen konservativ, solange die Quellen (Behördenakten) analog sind.
Für die Praxis bedeutet dies: Wer maximale Informationstiefe will, muss entweder zum Gericht reisen oder die Kosten und den Begründungsaufwand für Kopien in Kauf nehmen. Eine proaktive und frühzeitige Akteneinsicht bleibt das schärfste Schwert im Steuerprozess – man muss es jedoch selbst führen.
